Comment créer son programme de cooptation ?

Derrière toutes les entreprises qui ont fait avec succès de la cooptation un levier stratégique de leur recrutement, vous trouverez un programme de cooptation.

L'objectif de cet article est de vous permettre, qu'il s'agisse de lancer ou relancer la cooptation dans votre entreprise, de passer de 0 à 1 et de construire votre programme de cooptation from scratch pour en faire, vous aussi, un levier stratégique de recrutement.

💸 Step 0 : ne commencez pas par la prime

Pensez votre programme de cooptation comme un guide qui va vous permettre d’engager sur le long terme toute l’entreprise dans un nouveau projet : celui d’associer avec succès tous les salariés à la croissance de leurs équipes en leur permettant d’identifier et de recommander simplement des talents qui pourraient rejoindre l’aventure. 

Il est important de faire la différence dès maintenant entre votre programme de cooptation et votre (potentielle) prime de cooptation.

Trop souvent, les programmes de cooptation sont réduits à la seule mise en place d’une prime venant récompenser un salarié ayant permis un recrutement. Si l’intention est bonne, elle ne permet pas à elle seule d’obtenir de bons résultats sur la durée. C’est un peu comme prendre un abonnement à la salle de sport sans jamais y aller 📉
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• Voyez la prime comme une récompense, mais encore faut-il avoir quelque chose à célébrer. C’est la partie visible de l’iceberg 🧊🚢

• L’enjeu de votre programme de cooptation, lui, est beaucoup plus grand et bien plus difficile à atteindre, surtout sur le long-terme : il est d’engager. C’est la partie immergée de l’iceberg 🧊🤿

Votre programme de cooptation est la clé du succès de la mise en place de la cooptation dans votre entreprise. Il fixe un cadre et les règles pour tous, anime et gamifie la cooptation en interne, et vient activer tous les leviers d’engagement des salariés, mais aussi des recruteurs et de la direction pour en faire un enjeu stratégique de l’entreprise.

C’est là la force d’un programme de cooptation : avoir été pensé dès le départ dans une logique d’engagement long-terme. La première étape est donc naturellement de comprendre d’où l’on part.

📝 Step 1 : faites un état des lieux

Si vous avez déjà un programme de cooptation en place, ou que le sujet a déjà été testé puis avorté, il est essentiel de comprendre ce qui a été mis en place :
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• Quel était le programme ? A-t-il bien été communiqué ? Comment ? 

• Qui était à l’initiative du projet ? La Direction, les managers, les recruteurs ? Pourquoi ces personnes ? Et qui l’a réellement porté au quotidien ?

• Quels étaient les objectifs attendus ? Et pour répondre à quels enjeux ? Plutôt des enjeux de business (hyper croissance) ou de Talent Acquisition / marque employeur ? 

• Quels ont été les résultats ? A la fois en ROI (nombre de cooptations, de recrutements), mais aussi en termes d’engagement : les salariés ont-ils joué le jeu ? Les recruteurs ? Les porteurs du projet ? La direction s’est-elle impliquée ? 

• Qu’est-ce qui justifie que le sujet soit de nouveau sur la table ? Il est important de comprendre pourquoi vous êtes une nouvelle fois en train de vous pencher sur ce sujet : qu’est-ce qui a changé ? Quels sont les nouveaux objectifs attendus ? Pour répondre à quels enjeux ?
  

Si vous n’avez jamais eu de programme de cooptation jusqu’ici :
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• Tout l’enjeu de la construction de votre programme est d’engager simultanément 3 parties différentes : les salariés, les recruteurs, et votre direction ;

• Si vous êtes à l’initiative du projet, ne lancez rien sans avoir validé à minima que votre direction est prête à s’engager. Un programme de cooptation est un miroir de la culture de votre entreprise : il doit être incarné par votre direction pour être crédible ;

• Si vous n’êtes pas à l’initiative du projet, demandez quels sont les objectifs et les résultats attendus. Comprenez bien pourquoi ce projet est maintenant priorisé ;

• Identifiez les personnes clés parmi la direction, les managers et les recruteurs qui seront des relais / ambassadeurs pour porter le projet avec vous ;

• Projetez ce que ce projet peut apporter concrètement, si mis en place avec succès, aux enjeux business / recrutement de votre entreprise : vous aurez beaucoup plus d’impact si vous parlez ROI ;)
  

Construire un programme de cooptation peut être très intimidant pour celui qui en a la charge, notamment parce que le projet se doit d’engager toute l’entreprise afin d’être un succès. Et c’est précisément pour cela que vous devez bien analyser les enjeux auxquels vous devez répondre, pour apporter la meilleure réponse possible, et construire le programme le plus adapté.

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Gardez en tête qu’il n’y a pas un seul modèle de programme de cooptation : au contraire, chez Trusty nous sommes convaincus qu’il devrait y avoir autant de programmes que d’entreprises. La deuxième étape est donc naturellement de se rapprocher au plus près de ce qui fait la spécificité de votre entreprise : vos équipes.

🎤 Step 2 : lâchez le micro l’espace d’un instant

Maintenant que vous êtes au clair sur les enjeux et les objectifs pour lesquels vous devez mettre en place un programme de cooptation, il est indispensable de vous rapprocher de ceux qui en feront ou non un succès : vos salariés.

Après bientôt 3 ans à travailler sur le sujet, nous sommes convaincus chez Trusty qu’il n’y a pas de meilleure méthode pour comprendre ce qui fera le succès de votre programme demain que de se rapprocher de vos équipes et de simplement leur poser la question :
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• Sont-ils conscients aujourd’hui qu’ils peuvent coopter ? Sont-ils au clair sur le concept ? Ont-ils une idée du process actuel ?

• Quel est le process qui leur semblerait le plus naturel pour vous recommander un profil là tout de suite ? S’ils pouvaient le faire de n’importe quelle manière, laquelle serait la plus simple ? 

• Pour ceux qui ont déjà coopté par le passé, mais pas dans votre entreprise : rencontrent-ils des freins ? Qu’est-ce qui fait qu’ils ne cooptent plus ? 

• Pour ceux qui vous ont déjà coopté des profils : quel est leur feedback ? Sur votre process, sur le suivi du process de recrutement de leur cooptation ? Seraient-ils prêts à coopter de nouveau ?

• Pour ceux qui n’ont jamais coopté, quel est le principal frein ? Recommandent-ils tout de même votre entreprise à des personnes autour d’eux sans forcément les coopter ? Qu’est-ce que vous pourriez faire pour leur simplifier la vie ou les motiver à faire leur prière cooptation ? 

• Pour tous, quels sont leurs attentes vis-à-vis de l’entreprise lorsqu’ils vous font une cooptation ? Qu’attendent-ils en retour ? Qu’est-ce qui pourrait les engager encore plus à franchir le pas ? 

L’idée n’est pas ici de dresser une liste exhaustive de toutes les questions que vous pourrez leur poser, mais de souligner l’importance d’aller chercher un feedback précis, contextualisé, afin de construire votre programme. Mis à part le salarié désengagé, il n’existe aucun frein que vous ne pourrez lever demain avec un programme adapté et un process sur-mesure.

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ℹ️ Pour ceux que cela pourrait aider, nous avons créé avec Trusty le questionnaire le plus complet possible pour vous permettre de faire un audit en 3’ auprès de tous vos salariés. Cliquez ici pour le recevoir, déjà brandé à votre image. 

🤍 Step 3 : faites de votre culture un avantage

Votre programme de cooptation doit être le miroir de votre culture d’entreprise. Plus votre programme prendra appui sur ce qui fait aujourd’hui la force de la culture de votre entreprise, plus il sera crédible et porté naturellement en interne par l’engagement de tous : des salariés à la direction. 

⚠️ Ne négligez pas votre programme de cooptation : il en dit long sur la reconnaissance accordée à vos équipes lorsqu’elles s’engagent. D’autant que la cooptation est par essence un levier qui aligne les intérêts de l’entreprise (qui recrute plus vite et moins cher), avec ceux des recruteurs (qui reçoivent des profils pré-qualifiés et recommandés par des ambassadeurs) et des salariés (qui sont associés activement à la croissance de leurs équipes et peuvent participer au recrutement de leurs futurs collègues). Investir dans son programme de cooptation est le meilleur engagement qu’une entreprise puisse prendre sur le long-terme, avec un ROI sans commune mesure (pour plus de détails sur les avantages de la cooptation, voir cet article).

💡 Cependant, investir ne veut pas dire dépenser plus que les autres, ni à perte. C’est là que vous devez faire de votre culture un vrai avantage pour faire toute la différence !

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Si certaines entreprises offrent des primes de cooptation extravagantes (parfois >10K€ 🤯) dans l’espoir d’activer les cooptations, d’autres ont pris dès le départ le parti de construire leur programme de cooptation autour des valeurs qui rassemblent déjà au quotidien leurs équipes.

👉 S’appuyer sur sa culture et un levier d’engagement extrêmement fort, et aux risques limités : vous savez d’avance que vos salariés y sont sensibles.

Aussi, prenez ce qu’il y a d’unique à votre entreprise, et intégrez-le à votre programme de cooptation :
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• Chez Spendesk par exemple, un recrutement par cooptation permet au salarié de reverser 1 000€ à l’association de son choix. Un incentive qui illustre parfaitement leur valeur, « Tous fondateurs », qui souligne le fait que chaque salarié à le pouvoir de changer les choses ;

• Chez Swile, c’est la valeur TeamPlayer qui a permis à l’entreprise de scaler de 20 à 200+ personnes avec seulement 2 recruteuses, grâce à la mobilisation exceptionnelle de toutes les autres équipes et leurs recommandations ;

• Chez Cheerz, où le sujet de la culture est tellement important qu’ils en ont fait un Culture Book (qu’on vous recommande de lire ici), la cooptation c’est avant tout une histoire de challenges trimestriels effrénés avec des récompenses qui donnent le sourire (resto étoilé ou week-end pour 2, participation à l’achat d’un vélo, don à une asso), parfaitement dans la lignée de l’ADN de la Startup.

En mettant votre culture au coeur de votre programme de cooptation, vous le crédibilisez et l’ancrez comme une initiative qui a du sens pour vos équipes. Il ne s’agit plus seulement d’aller gagner une prime : vous créez l’envie de participer à un effort collectif et instaurez la cooptation comme un des enjeux stratégiques qui engage toute l’entreprise.

🎨 Step 4 : créez sur-mesure

Votre objectif est de construire un programme qui engage l’ensemble de votre entreprise, sur le long-terme. Pour cela, vous avez :
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• Fait un état des lieux de l’existant, compris les enjeux et objectifs attendus ;

• Validé le projet avec votre direction, et souligné l’importance pour elle de s’impliquer ;

• Analysé l’ensemble des retours de vos salariés pour bien comprendre leurs attentes et ce que vous pouviez faire afin de leur créer une expérience de cooptation optimale ;

• Identifié les « facteurs culturels » qui vont vous permettre de construire un programme unique et sur-mesure pour votre entreprise.

A vous de jouer maintenant ! N’oubliez pas chacune des étapes clés pour construire votre programme : 
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• Définir un process de cooptation qui s’appliquera à chacun pour recommander un talent : il doit être simple, accessible, communiqué régulièrement et surtout présenté lors de l’onboarding des nouvelles recrues (statistiquement, ce sont les plus susceptibles de coopter !) ;

• Prévoir l’animation et la gamification de votre cooptation : vous devez annoncer les nouveaux postes ouverts, pousser vos offres à vos salariés afin qu’ils les partagent, mettre en place des challenges réguliers, tenir au courant vos collaborateurs de l’avancée de chacune de leurs cooptations dans le process de recrutement, célébrer tous les recrutements, annoncer des classement des meilleurs compteurs, etc ;

• Définir les incentives les plus adaptés et représentatifs de votre culture : à vous de trancher sur ce sujet, entre la prime financière ou expérientielle, les dons à des associations, gagner des jours de congés supplémentaires … et surtout fixer les modalités de versement de vos incentives : à la validation de la période d’essai ou dès le recrutement ? (pour info, on vous recommande vraiment la 2ème option 🤫) ;

• Fixer des objectifs clairs que vous pourrez tracker dans le temps : ces objectifs doivent être quantitatifs (nombre de cooptations, nombre de recrutements, nombre de partage d’offres par vos salariés) mais aussi qualitatifs (taux de conversion, satisfaction de vos salariés sur leur expérience de coopteurs, etc) afin de vous permettre de mesurer la réussite de votre programme et de pouvoir itérer progressivement si besoin afin de l'améliorer.
  

🏎 Step 5 : engagez !

Il ne vous reste plus qu’à déployer votre programme pour faire de la cooptation un levier stratégique de votre recrutement. Si les premières semaines sont clés pour bien lancer votre projet et créer ce « réflexe cooptation », n’oubliez pas que l’objectif est d’engager toute votre entreprise sur le long-terme pour en faire un succès.

Pour vous faciliter la vie dans l’animation, la gamification et le suivi de votre programme, pensez à mettre en place des solutions digitales qui permettent de simplifier vos process et d’automatiser la gestion de votre cooptation. Pour en savoir plus sur Trusty, notre solution simple, automatisée et 100% intégrée à vos logiciels (Slack, WhatsApp, Teams // Lever, Workable, Smartrecruiters, Greenhouse, TeamTailor, WelcomeKit, etc), rendez-vous 👉 ici 👈

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